شرح وظایف معاون اداری و مالی
- همكاري با رياست پژوهشكده در اجراي هر چه بهتر وظايف مربوط به واحدهاي ستادي به منظور نيل به اهداف اجرايي پژوهشكده؛
- برنامه‌ريزي، هدايت و كنترل واحدهاي تحت سرپرستي به منظور حسن اجراي وظايف محوله؛
- نظارت در انجام امور كارگزيني پژوهشكده از قبيل استخدام، صدور احكام كارگزيني؛
- نظارت بر حسن انجام نظام طبقه‌بندي مشاغل؛
- جمع‌آوري، پالايش و پردازش و تجزيه و تحليل اطلاعات و آمار مورد نياز جهت تنظيم برنامه و بودجه سالانه پژوهشكده؛
- جمع‌آوري پيشنهادهاي بودجه واحدهاي مختلف و تنظيم پيشنهادهاي نهايي جهت سير مراحل تصويب و پيگيري تصويب آنها؛
- نظارت بر حسن اجراي بودجه از طريق مراقبت در نحوه مصرف اعتبارات و سنجش ميزان پيشرفت عمليات در هر يك از واحدها؛
- طراحي و سازماندهي واحدها، تنظيم شرح وظايف، ايجاد و اداره نظام سازماني و تشكيلاتي و بررسي در مورد روشهاي جاري به منظور بهبود آنها؛
- نظارت بر ارائه كليه خدمات پشتيباني پژوهشكده از قبيل خدمات عمومي، تأسيسات، نقليه؛
- عزل و نصب مسوولين واحدهاي تابعه با كسب نظر رياست پژوهشكده؛
- شركت در شوراها و مجامع جهت اظهار نظر در موارد مربوط؛
- انجام ساير اموري كه از طرف رياست پژوهشكده محول مي‌گردد.
شرح وظایف رئیس اداره امور اداری و پشتیبانی
- اعمال و اجرای قوانین، آئین نامه های اداری و استخدامی صادره از مراجع ذیصلاح؛
- تهیه و تدوین آئین نامه ها، بخشنامه ها و دستور العملهای لازم اداری و ابلاغ آنها به ادارات مربوط؛
- هماهنگی در اجرای امور مربوط به کارگزینی كارمندان و هيات علمي- دبیرخانه؛
- رسیدگی و کنترل اطلاعات و مدارک پرسنلی و اداری واصله از سایر ادارات؛
- ارائه پیشنهادهای لازم در زمینه مقررات استخدامی و طبقه بندی مشاغل و اظهار نظر در مورد آنها؛
- شرکت در جلسات متشکله حوزه معاونت اداری و مالی مدیران – کمیته استخدام – شورای اداری و مالی و غیره؛
- تامین نیروی انسانی مورد نیاز واحد و نظارت بر استخدام کارکنان جدید؛
- انجام اجرای امور مختلف رفاهی کارکنان دانشگاه و تهیه و تنظیم طرح های مربوطه؛
- برآورد میزان ملزومات و ابزار لازم کار اداری و نظارت بر توزیع آنها؛
- نظارت بر اجرای مربوط به ارتقاء شغلی کارکنان، پرداخت فوق العاده ها، اضافه کاری و کسرکار و غیره؛
- نظارت برحسن انجام وظیفه کارشناسان قسمت مدیریت امور اداری؛
- انجام سایر امور محوله و مربوط بنا به تشخیص و ارجاع به مقام مافوق؛
- صدور احكام پرسنلی اعم از ارتقاء گروه،تغيير مرتبه علمي هيات علمي و ...، تغيير عنوان – مأموريت و مرخصی؛
- پيگيری طرح تكريم ارباب رجوع و تمديد ضوابط مستخدمين پيمانی؛
- تهيه خلاصه پرونده و صورت برداری از اوراق برابر مقررات؛
- رسيدگی به پيشنهادها و تقاضاهای كاركنان برابر مقررات؛
- انجام امور مربوط به تعاون بيمه و رفاه كارمندان؛
- اجرای خط مشی تعيين شده و اتخاذ تدابير لازم به منظور حسن انجام هدفها مورد نظر؛
- پيش بينی احتياجات پرسنلی سازمان متبوع و اقدام در مورد تأمين اين احتياجات؛
- مطالعه قوانين و مقررات استخدامی و اظهار نظر در مورد نحوه اجرا.
شرح وظایف رئیس اداره امور مالی:
- اعمال نظارت مالی با رعایت مفاد آیین نامه مالی و معاملاتی و مصوبات هیأت امناء .
- نگهداری حساب و تنظیم گزارش ها و صورت های مالی و نظارت بر حفظ اسناد، دفاتر و مدارک مالی .
- نگهداری و حفظ و حراست و تحویل وجوه، هزینه ها، سپرده ها و اوراق بهادار .
- نگهداری حساب و نظارت بر اموال .
- نظارت و کنترل بر وصول درآمدهای اختصاصی و واریز آن به خزانه .
- نظارت بر گردش تنخواه گردان ها و تهیه گزارش عملکرد آن .
- ممیزی احکام صادره توسط واحد کارگزینی به منظور مطابقت با قوانین و آیین نامه ها .
- تبادل موافقت نامه تملک دارایی با سازمان مدیریت .
- تنظیم بودجه تفضیلی سالانه و اخذ مصوبه هیأت امناء .
- همکاری با حسابرس منتخب هیأت امناء .
- تهیه صورت های مالی سالانه و ارائه به حسابرس جهت تائید آن .
- شرکت در جلسات اداری و مالی مدیران .
- اجرای کدینگ (طبقه بندی) حسابها بر اساس شکل متحد به منظور ایجاد وحدت رویه و قابلیت مقایسه گزارشات مالی بین موسسات پس از تصویب رئیس موسسه و هیأت امناء .
- اطلاع و کنترل کلیه تفویض اختیارات جهت امضاء های مجاز در مصرف منابع و فراهم نمودن شرایط هماهنگی بین آنان .
- نظارت بر اجرایی نمودن روش های متداول حسابداری در پژوهشکده و اجرای دستورالعمل های پیش پرداخت و علی الحساب، تقسیط بدهی و تضمینات و انبار گردانی .
- پاسخ به سازمان های نظارتی در صورت لزوم و دفاع از عملکرد قانونی پژوهشکده .
- بازنگری گزارشات مالی پژوهشکده و یافتن راه های کاهش هزینه ها .